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IT Operations – die heimliche Schatzkiste der IT

IT Reserven zwischen Rechenzentrum und Arbeitsplatz

Den weitaus größten Anteil eines IT-Budgets hält in der Regel der Bereich IT Operations: Die Kosten für Anschaf­fung, Erhalt und Betrieb der IT Infrastrukturen und Tele­kommunikation sind darin ebenso eingeschlossen wie Betrieb von Applikationen, Benutzer Support und Help­desk/Hotline bis hin zu IT Security, Ausfallsicherheit und Disaster Recovery.

Im Bereich IT Operations ist ein großer Teil der Mittel­aus­gaben langfristig gebunden. Vielfach sorgen Out­sour­cing-, Lizenz- und Wartungsverträge, Servicelevel-Agree­ments etc. durch Umwandlung von Investitionen (CAPEX) in laufende Kosten (OPEX) auch für prinzipielle Änderung der Kosten­strukturen.

Zu erwartende Budgetkürzungen nach dem Wiederanlauf werden IT Organisationen zwingen, ihre Mittelausgaben und Kosten-strukturen unter gesamtheitlichen Gesichtspunkten zu analysieren. Neben einer genauen Analyse der verschiedenen Budget-positionen werden – nicht zuletzt seitens IT Operations – erbrachte Leistungen und relevante Leistungskennzahlen ebenso auf den Prüfstand zu stellen sein.

IT Budgets vor und nach der Krise

IT Budgets lassen sich – unabhängig von CAPEX/OPEX Unterscheidungen, Personalkosten etc. – grob in drei Kategorien einteilen:

  • Kategorie a.) VAS-Projekte (Value Added Services) sind oftmals „zusätz­liche“, zukunfts- und technologie­orientierte Projekte. VAS Projekte konsumieren üblicherweise den kleinsten Teil des IT Budgets.
  • Kategorie b.) Basis-Projekte, sind im weitesten Sinn Wartungsprojekte, um den Betrieb aufrecht zu er­hal­ten. Dies sind sehr oft auf­wendige Migrations- und End-Of-Life Projekte, Security Themen, deren Umsetzung tlw. sogar zwingend erforder­lich ist, die dem Endanwender jedoch keine zusätzlichen Features bieten. Auch den Betrieb weiterführende An­wen­dungen, Automati­sie­run­gen etc. fallen in diese Kategorie.
  • Kategorie c.) IT Operations, d.h. Bereitstellung, Wartung und Betrieb der IT Umgebungen. Üblicherweise konsumieren auch noch so gut gemanagte IT Operations deutlich mehr als 50% des gesam­ten IT Budgets

Wunsch der Anwender ist es zumeist, über einen möglichst hohen IT-Budgetanteil für die Umsetzung zusätzlicher Projekte bzw. Services, d.h. VAS-Projekte zu verfügen. Die Herausforderung: Da die Kategorien b.) und c.) zumeist als feste Größen feststehen, ist die Katego­rie a.), d.h. die „freien“ VAS Projekte, am schnellsten und flexibelsten zu beeinflussen.

Dies bedeutet allerdings oftmals, dass neue Features, Technolo­gien und Projekte zur weiterführenden Digitalisierung als Erste dem krisenbedingten Budgetdruck weichen müssen. Ganzheitliche Neu­be­wer­tungen der Kostenstrukturen seitens des Unternehmens und entsprechende Korrektur­anforderungen an das IT Budget werden diesen Druck weiter erhöhen.

Um gleichsam „nicht unter die Räder zu kommen“, weiterhin opti­ma­le IT Mittelverwendung sicher­zu­stellen und gleichzeitig erforder­li­che Mittel­kürzungen und -um­schichtungen zu realisieren, sind CIOs daher gut beraten, recht­zeitig sämtliche Bereiche der IT, einschließ­lich vermeintlich fixer Budget­anteile, auf den Prüfstand zu stellen.

Tun sie das nicht, werden viele Themen (mangels IT Ver­ständ­nis oft­mals „mit der Gießkanne“) gestoppt und der Anteil der Operations-Kosten am IT Budget höher. Im worst case bleiben nur minimale Mittel für wichtige und/oder zukunftsorientierte Projekte übrig. Die bei­den prinzipiellen Budgetvergleiche vor/nach der Krise verdeut­li­chen diese Problematik.

Die Schatzsuche

Rechtzeitige und rasche Vorbereitungen können die IT für diese Herausforderung fit machen. CIOs sind gefordert, entsprechende Maßnahmen zu setzen und Szenarien zu entwickeln!
EIN potentielles Element unter vielen für erforderliche Mittel­um­schich­tungen ist beispielsweise die Reduktion zu hoher Leistungs­an­sprüche an IT Operations oder, im umgekehrten Fall, Over-Commitments seitens IT Operations: im praktischen Alltagsbetrieb sind z.B. Servicelevels oftmals sehr ambitioniert angesetzt. Vielfach werden diese gar nicht ausgenutzt, kritisches Hinterfragen kann sich also durchaus lohnen!

ResultONE´s Vorgehensmodell Act2Perform© unter­stützt CIOs auf diesem Weg:

  • Im kollaborativen Ansatz Act2Perform© arbeiten das Unter­nehmen und ResultONE gemeinsam Szenarien, ziel­führende Entscheidungs­grund­la­gen und Lösungs­vorschläge für zu setzende Maßnahmen aus.
  • Im kompetitiven Ansatz Double-Act2Perform© arbeiten das Unternehmen und ResultONE auf Basis definierter Szenarien getrennt voneinander Lösungsvorschläge aus. Erst in der letzten Stufe des Modells werden die Ergebnisse zusammengeführt, bewertet und anschließend gemeinsam als Paket zu setzender Maßnahmen verabschiedet.

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