IT Reserven zwischen Rechenzentrum und Arbeitsplatz
Den weitaus größten Anteil eines IT-Budgets hält in der Regel der Bereich IT Operations: Die Kosten für Anschaffung, Erhalt und Betrieb der IT Infrastrukturen und Telekommunikation sind darin ebenso eingeschlossen wie Betrieb von Applikationen, Benutzer Support und Helpdesk/ Hotline bis hin zu IT Security, Ausfallsicherheit und Disaster Recovery.
Im Bereich IT Operations ist ein großer Teil der Mittelausgaben langfristig gebunden. Vielfach sorgen Outsourcing-, Lizenz- und Wartungs-verträge, Servicelevel-Agreements etc. durch Umwandlung von Investitionen (CAPEX) in laufende Kosten (OPEX) auch für prinzipielle Änderung der Kostenstrukturen.
Zu erwartende Budgetkürzungen nach dem Wiederanlauf werden IT Organisationen zwingen, ihre Mittelausgaben und Kosten-strukturen unter gesamtheitlichen Gesichtspunkten zu analysieren. Neben einer genauen Analyse der verschiedenen Budget-positionen werden – nicht zuletzt seitens IT Operations – erbrachte Leistungen und relevante Leistungskennzahlen ebenso auf den Prüfstand zu stellen sein.
IT Budgets vor und nach der Krise
IT Budgets lassen sich – unabhängig von CAPEX/OPEX Unterscheidungen, Personalkosten etc. – grob in drei Kategorien einteilen:
- Kategorie a.) VAS-Projekte (Value Added Services) sind oftmals „zusätzliche“, zukunfts- und technologieorientierte Projekte. VAS Projekte konsumieren üblicherweise den kleinsten Teil des IT Budgets.
- Kategorie b.) Basis-Projekte, sind im weitesten Sinn Wartungsprojekte, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Dies sind sehr oft aufwendige Migrations- und End-Of-Life Projekte, Security Themen, deren Umsetzung tlw. sogar zwingend erforderlich ist, die dem Endanwender jedoch keine zusätzlichen Features bieten. Auch den Betrieb weiterführende Anwendungen, Automatisierungen etc. fallen in diese Kategorie.
- Kategorie c.) IT Operations, d.h. Bereitstellung, Wartung und Betrieb der IT Umgebungen. Üblicherweise konsumieren auch noch so gut gemanagte IT Operations deutlich mehr als 50% des gesamten IT Budgets
Wunsch der Anwender ist es zumeist, über einen möglichst hohen IT-Budgetanteil für die Umsetzung zusätzlicher Projekte bzw. Services, d.h. VAS-Projekte zu verfügen. Die Herausforderung: Da die Kategorien b.) und c.) zumeist als feste Größen feststehen, ist die Kategorie a.), d.h. die „freien“ VAS Projekte, am schnellsten und flexibelsten zu beeinflussen.
Dies bedeutet allerdings oftmals, dass neue Features, Technologien und Projekte zur weiterführenden Digitalisierung als Erste dem krisenbedingten Budgetdruck weichen müssen. Ganzheitliche Neubewertungen der Kostenstrukturen seitens des Unternehmens und entsprechende Korrekturanforderungen an das IT Budget werden diesen Druck weiter erhöhen.
Um gleichsam „nicht unter die Räder zu kommen“, weiterhin optimale IT Mittelverwendung sicherzustellen und gleichzeitig erforderliche Mittelkürzungen und -umschichtungen zu realisieren, sind CIOs daher gut beraten, rechtzeitig sämtliche Bereiche der IT, einschließlich vermeintlich fixer Budgetanteile, auf den Prüfstand zu stellen.
Tun sie das nicht, werden viele Themen (mangels IT Verständnis oftmals „mit der Gießkanne“) gestoppt und der Anteil der Operations-Kosten am IT Budget höher. Im worst case bleiben nur minimale Mittel für wichtige und/oder zukunftsorientierte Projekte übrig. Die beiden prinzipiellen Budgetvergleiche vor/nach der Krise verdeutlichen diese Problematik.
Die Schatzsuche
Rechtzeitige und rasche Vorbereitungen können die IT für diese Herausforderung fit machen. CIOs sind gefordert, entsprechende Maßnahmen zu setzen und Szenarien zu entwickeln!
EIN potentielles Element unter vielen für erforderliche Mittelumschichtungen ist beispielsweise die Reduktion zu hoher Leistungsansprüche an IT Operations oder, im umgekehrten Fall, Over-Commitments seitens IT Operations: im praktischen Alltagsbetrieb sind z.B. Servicelevels oftmals sehr ambitioniert angesetzt. Vielfach werden diese gar nicht ausgenutzt, kritisches Hinterfragen kann sich also durchaus lohnen!
ResultONE´s Vorgehensmodell Act2Perform© unterstützt CIOs auf diesem Weg:
- Im kollaborativen Ansatz Act2Perform© arbeiten das Unternehmen und ResultONE gemeinsam Szenarien, zielführende Entscheidungsgrundlagen und Lösungsvorschläge für zu setzende Maßnahmen aus.
- Im kompetitiven Ansatz Double-Act2Perform© arbeiten das Unternehmen und ResultONE auf Basis definierter Szenarien getrennt voneinander Lösungsvorschläge aus. Erst in der letzten Stufe des Modells werden die Ergebnisse zusammengeführt, bewertet und anschließend gemeinsam als Paket zu setzender Maßnahmen verabschiedet.