Standardisierung, Konsolidierung und Virtualisierung von IT Infrastrukturen sind im modernen IT Management längst ein „alter Hut“, „Schnee von gestern“ möchte man im Zeitalter von künstlicher Intelligenz, Big Data und Internet-of-Things meinen. Trotzdem kann eine Infrastrukturharmonisierung eine IT-Organisation vor große Herausforderungen stellen.
IT-Infrastrukturharmonisierung – Warum und was harmonisieren?
Unter IT Infrastruktur Harmonisierung verstehen wir die prinzipielle Gleichgestaltung gleichartiger Funktionalitäten, Landschaften und IT Prozessketten. Sie erhöht die Skalierbarkeit und Transparenz, reduziert Kosten und `hilft, den strategischen Fokus der IT auf die Unterstützung der Kernkompetenzen des Unternehmens und der IT selbst auszurichten.
Neben hardwarenahen Entitäten wie Rechenzentren (z.B. Server, Storage-Systeme) und Netzwerken (z.B. LAN, WAN), werden typischerweise auch Arbeitsplatzausstattungen (z.B. Clients, Betriebssysteme, Peripheriegeräte) bis hin zu IT-Services (z.B. Email-Systeme, Security-Services wie Virenscans und Intrusion Detection ,User-Help-Desks) und Geschäftsprozessen (z.B. auf Basis einer mandantenfähigen SAP Installation) harmonisiert.
Im Zuge der Harmonisierung sollten neben klassischen Vereinheitlichungen z.B. mittels o.g. zentraler Rechenzentren aber auch weiterführende Schritte wie die Nutzung länderübergreifender, hybrider Cloud-Architekturen (Verbindung von public und/oder private clouds) als Endziel geprüft werden. Auf dieses Thema werden wir in einem der nächsten Beiträge genauer eingehen.
Elementare Risiken
Programme zur Harmonisierung sind üblicherweise komplex. Für deren Erfolg sind im Zuge wachsender Komplexität sowohl die partnerschaftliche Zusammenarbeit innerhalb der betroffenen Organisationen eines Unternehmens als auch mit allfälligen externen Partnern unabdingbar.
Ist dies nicht oder nur bedingt der Fall, entstehen zusätzliche Herausforderungen. Die entstehenden Risiken sind vielfältiger Natur und können elementare Hürden für das Programm darstellen. Kommunikations- und Kulturhindernisse, unklare Verantwortungen, intransparente und unabgestimmte IT, unklare Zielbilder, oberflächliche Absprachen mit IT Architektur und IT Security sind nur einige der potentielle Scheiter-Faktoren. Fairerweise sei gesagt, dass diese Scheiter-Faktoren nicht nur für Harmonisierungsprogramme gelten, sondern für alle Programme
Nicht selten entwickeln Programme sich aus diesen Gründen zu Fehlinvestitionen. Daher ist es umso wichtiger, dass das TOP Management sich der potentiellen Risiken bewusst ist und entsprechend agiert.
Die erfolgreiche IT Harmonisierung
Für ein erfolgreiches IT Harmonisierungsprogramm sind viele wichtige Tasks zu erledigen, beginnend bei der Analyse über Vorbereitung, Motivation der Beteiligten und Einschwören auf das Ziel bis zur straffen Steuerung. Enge Abstimmungen mit Fachbereichen, Konzerntöchtern und Beteiligungen sind ebenso eingeschlossen wie mit IT Partnern und weiteren Leistungserbringern.
Aus Sicht einer den anerkannten Standards entsprechenden Programmsteuerung sind alle diese Faktoren Selbstverständlichkeiten. Gerade im Umfeld von Harmonisierungen auf internationaler Konzernebene erweisen sie sich dennoch immer wieder als Stolpersteine: Vieles, das im eigenen Kulturumfeld als selbstverständlich angenommen wird, ist auf Länderebene dennoch klärungsbedürftig. Interessenskonflikte, Gewinn und Verlust von Einfluss sowie Machtverschiebungen werden oftmals nur indirekt über Stellvertreter-Probleme angesprochen.
Drei Elemente stehen in diesem Zusammenhang immer wieder im Fokus:
- Zielbild
Die Schaffung eines gemeinsamen, klaren Zielbilds unter Berücksichtigung individueller Freiheitsgrade ist das Um und Auf eines Harmonisierungsprogramms. Analyse und Ausrichtung von personellen Kapazitäten, Anforderungen und Risikofeldern sind ebenso unabdingbar wie Einschätzungen von Komplexitäten, Organisationsstrukturen, Kultur- und Serviceverständnis. Ebenso das Thema Transparenz: je früher Probleme zu Tage treten und Parteien informiert werden, desto höher das Grundvertrauen und desto besser können z.B. auch Folgekosten vermieden werden. - Kooperation
Bereits vor Start des Programms ist auf Vorbereitung und Etablierung der Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleistern und Leistungsempfängern besonderes Augenmerk zu legen. Essenziell sind klare Verantwortlichkeiten, Transparenz und gegenseitiges Vertrauen, ebenso wie ein effektives Projektmanagementbüro und konsequentes Transition- und Transformation Controlling. - Programm
Vereinte, konsequente Steuerung und Stabilisierung des Programms über sämtliche Partner, klare Governance und der Wille zum Erfolg sind wesentliche Faktoren für den Programmerfolg. Um betroffene operative Einheiten nicht zu verunsichern, sollen allfällige strategische Veränderungen des Programms rasch, aber mit Bedacht getätigt werden. Wichtig für die effektive Steuerung der Migration ist auch ein internes Frühwarnsystem mit klaren Eskalations-Strukturen, welches Planabweichungen frühzeitig aufzeigt und Gegenmaßnahmen vorschlägt. Professionelles Claims-Management gegenüber Lieferanten hilft darüber hinaus bei der Abwehr von Ansprüchen und der Durchsetzung eigener Interessen.
Auf Basis langjähriger Erfahrungen kann ResultONE entsprechende Unterstützung anbieten, sowohl in der Beratung als auch in der Umsetzung. ResultONE wendet hierfür eine spezifische Detaillierung ihres Vorgehensmodells Act2Perform© an, in welche die Auswertung einer Vielzahl durchgeführter Transition- und Transformation-Projekte eingeflossen ist.